Một trong những yếu tố quyết định xem một sự kiện có thành công hay không chính là quy trình tổ chức sự kiện. Đây chính là một công cụ để doanh nghiệp thực hiện các hoạt động quảng bá, tiếp thị, xúc tiến một cách hiệu quả. Thông qua việc tổ chức sự kiện, doanh nghiệp hoặc cá nhân sẽ truyền tải được những hình ảnh, sản phẩm, chiến lược kinh doanh đến khách hàng và người tiêu dùng.
Bước 1: Xác định mục đích sự kiện
Mỗi sự kiện diễn ra đều được lồng ghép chủ đề và mục đích riêng. Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu cốt lõi của sự kiện là bước đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần đưa ra các công việc cần thực hiện một cách rõ ràng cho đơn vị tổ chức sự kiện:
- Loại hình và quy mô của sự kiện (tổ chức hội nghị, hội thảo, sự kiện giải trí, lễ khai trương, YEP, lễ ra mắt sản phẩm,…)
- Đối tượng khách mời và số lượng người tham dự
- Thông điệp chính mà doanh nghiệp muốn truyền đạt trong sự kiện
- Dự toán ngân sách, chi phí cho sự kiện
- Xác định địa điểm tổ chức sự kiện
- Chủ đề của sự kiện
Bước 2: Lên ý tưởng tổ chức sự kiện
Để có thể lên ý tưởng tổ chức sự kiện, đơn vị agency cần tìm hiểu và nắm rõ về doanh nghiệp, về sản phẩm, về dịch vụ hay mục tiêu của sự kiện vì đây chính là bước quan trọng nhất tạo ra linh hồn cho sự kiện đó.
Bước đầu, các công ty tổ chức sự kiện cần nắm được bao quát và tóm tắt các ý tưởng chính, sau đó đi sâu vào phân tích để nhanh chóng chọn ra được phương án phù hợp. Bên cạnh đó, cần kết hợp thêm sự sáng tạo để có một chương trình độc đáo, ghi lại dấu ấn trong lòng khách hàng hoặc người tham dự. Sự kiện nên mang màu sắc và chủ đề riêng biệt, tránh trùng lặp ý tưởng để đảm bảo hình ảnh, thương hiệu, uy tín của doanh nghiệp.
Bước 3: Phân chia nhân sự triển khai
Để sự kiện diễn ra thành công và chuyên nghiệp, đơn vị tổ chức cần chia nhỏ đầu việc và phân công chi tiết từng mảng để mang lại hiệu quả cao. Quá trình chuẩn bị cho sự kiện hết sức quan trọng, quá trình này bao gồm nhiều công việc như thiết kế, đồ họa, in ấn, sân khấu, quản lý chi phí, hợp đồng, trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng sân khấu,... Mỗi nhân sự cần đảm bảo chuyên môn để thực hiện, quản lý và giám sát công việc một cách sát sao, đem lại hiệu quả tốt nhất.
Bước 4: Triển khai theo kế hoạch
Các bộ phận cần phối hợp nhịp nhàng, linh hoạt với các bộ phận khác để có thể vừa làm tròn trách nhiệm thực hiện đúng theo kế hoạch, vừa nâng cao hiệu quả cho kế hoạch sự kiện, tránh ảnh hưởng đến tiến độ chung của chương trình.
Bước 5: Chuẩn bị và dàn dựng
Trước khi tổ chức sự kiện khoảng 1-2 ngày, đơn vị tổ chức sự kiện cần chuẩn bị và thực hiện công tác dàn dựng tại địa điểm tổ chức một cách chu đáo. Đây là giai đoạn quyết định sự thành công của sự kiện do đó cần chuẩn bị kỹ lưỡng, vì bất kỳ sai sót nào cũng có thể ảnh hưởng xấu đến chương trình. Cả doanh nghiệp và đơn vị tổ chức cần có danh sách tổng hợp các công việc cần thực hiện, giúp theo dõi tiến độ và đảm bảo sự thành công của chương trình. Đây là một số nội dung công việc có thể tham khảo đưa vào danh sách để theo dõi và kiểm soát:
- Chuẩn bị tài liệu, banner, standee, frame, background, backdrop, trình chiếu, văn bản và hình ảnh trình chiếu, âm thanh, loa đài để sử dụng trong sự kiện.
- Chuẩn bị trang phục, đồng phục cho nhân viên và ban tổ chức thuận tiện phân biệt với khách mời.
- Gửi thiệp mời và thông báo cho khách mời, chuẩn bị đầy đủ vị trí ghế ngồi.
- Thuê thiết bị hỗ trợ cần thiết cho sự kiện.
- Thuê MC (người dẫn chương trình), PG, nghệ sĩ biểu diễn, dancer (nếu cần)
- Hoàn tất các thủ tục và chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho sự kiện.
Bước 6: Tổ chức sự kiện
Trưởng bộ phận sẽ tiến hành điều phối và kiểm soát các nhân viên làm việc dựa trên phần việc đã chia trong quy trình tổ chức sự kiện. Mỗi phân đoạn, đầu việc đều phải được theo dõi, kiểm tra dựa trên checklist và timeline của chương trình tránh phát sinh sự cố ngoài ý muốn. Khi phát sinh vấn đề cần được thống nhất với doanh nghiệp sau đó nhanh chóng giải quyết.
Để tránh xảy ra những sự cố ngoài ý muốn, đơn vị tổ chức cần lập thêm các kế hoạch dự phòng để bù đắp.
Bước 7: Kết thúc chương trình
Sau khi kết thúc sự kiện, đầu tiên đơn vị tổ chức cần thu dọn và trả lại không gian địa điểm tổ chức về lại như ban đầu theo hợp đồng, sau đó tiến hành quyết toán hợp đồng với các bên liên quan.
Bước 8: Rút kinh nghiệm
Sau khi đã hoàn tất sự kiện và hợp đồng với các bên liên quan, các bộ phận cần ngồi lại để đánh giá hiệu quả sự kiện các giai đoạn trước, trong và sau khi diễn ra sự kiện. Qua đó rút ra bài học, kinh nghiệm để cải thiện cho những hoạt động sự kiện khác trong tương lai.
Huy Hoàng
